Vorprojekt – Bestandsaufnahme und Check Ihrer Personalpolitik

1. Die Grundlage zur Erfüllung der Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie bilden brauchbare Dokumentationen der Positionen im Unternehmen. Stellenbeschreibungen, Rollenprofile oder andere Beschreibungen der Informationen an Positionen im Unternehmen müssen vollständig, aktuell und aussagekräftig sein.
   
   In Kürze
   Gibt es stellenbezogene Dokumentationen? Alles vorhanden? Check!
   Noch nichts vorhanden oder nicht vollständig? Es bleibt nicht viel Zeit! Planen Sie diese Aufgabe ein oder überlassen Sie diese Arbeit einer/einem akkreditierten COMPETO-Beraterin/Berater.
   
   
2. Damit Diskriminierungsfälle ausgeschlossen oder behandelt werden können, prüfen wir Ihre Vergütungspolitik auf Konsistenz und Logik. Welche Gehaltsbestandteile (fix und variabel) nutzen Sie? Gelten diese für alle Mitarbeitenden bzw. sind sie nachvollziehbar für bestimmte Gruppen vorgesehen (z. B. Firmenwagen im Außendienst)? Welche Nebenleistungen bieten Sie an? Können davon alle profitieren? Welche Mechanismen nutzen Sie für Gehaltsanpassungen? Sie müssen objektive, geschlechtsneutrale und nicht-diskriminierende Argumente vorweisen können.
   
   In Kürze
   Wenden Sie einen Tarifvertrag an? Wird dieser auf alle Mitarbeitenden angewandt? Wenn Sie sich an externen Benchmarks orientieren, eine durchgängige und logische Vergütungspolitik verfolgen und geschlechtsbezogene Diskriminierungen ausschließen können, haben Sie vermutlich wenig Aufwand mit der Erfüllung der Anforderungen der Richtlinie. 
   
   Werden die Gehälter individuell verhandelt? Erfolgt die Gehaltsentwicklung leistungsbezogen, ohne dass objektive Kriterien dokumentiert werden? Wenden Sie die berühmte „Gutsherrenart“ bei den Vergütungen an? Gibt es Brüche in der Konsistenz oder unterschiedliche Herangehensweisen? Dann sollten Sie dringend gemeinsam mit einer/einem akkreditierten COMPETO-Beraterin/Berater eine systematische Vergütungspolitik definieren und einen verbindlichen Umsetzungsplan strikt verfolgen.
   
   
3. Zum Schluss prüfen wir Ihre Organisationsstruktur und deren Prinzipien. Haben Sie eine nachvollziehbare Job-Architektur? Was ist das? Eine Systematik über die Beziehungen der einzelnen Stellen im Unternehmen zueinander (Arbeitsteilung) und die Strukturierung von Tätigkeiten im Rahmen der Wertschöpfung und der erforderlichen Kenntnisse und Kompetenzen. Außerdem wird das Vorhandensein von sog. Job-Familien geprüft. Das sind Stellen mit ähnlichen Verrichtungen, Zielen und/oder Merkmalen (z. B. Führungspositionen, Fachfunktionen oder Projektstellen). Die Job-Familien sind in der Regel hinsichtlich Anforderungen, Menge und Art des benötigten Wissens sowie Bedeutung der jeweiligen Zielsetzungen von einfach bis komplex gespreizt.
   
   In Kürze
   Sie benötigen eine stimmige Job-Architektur, die Ihrer Organisationsstruktur, Ihrer Strategie und Ihrem Geschäftsmodell gerecht wird.
   
   Müssen Sie eine nachvollziehbare und regelbasierte Job-Architektur entwickeln und etablieren? Vertrauen Sie auf die Unterstützung einer/eines akkreditierten COMPETO-Beraterin/Beraters bei der Implementierung.
   
   Die Vorarbeiten und Voraussetzungen zur Erfüllung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie sind nun geschaffen.

Betriebs- oder Personalräte

Das Wort Transparenz ist im Namen der EU-Richtlinie enthalten und in der Tat wird eine volle Offenheit und Transparenz über Vergütungsregeln, Bandbreiten und die Systematik von Entgelthöhen vom Gesetzgeber verlangt. Für viele Unternehmen stellen diese Anforderungen ein absolutes Neuland dar.
Gleichzeitig müssen selbstverständlich die Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten werden.

COMPETO FairValue empfiehlt dringend allen Unternehmen, jetzt die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen um mit einer betrieblichen Mitbestimmung die Transparenz frühzeitig herzustellen und „die Karten offenzulegen“. Später haben Sie ohnehin keine Alternative mehr.

Wir empfehlen die frühzeitige Einbeziehung der Mitbestimmungsorgane bei den vorbereitenden Arbeiten sowie bei der systematischen Herangehensweise, um potentielle Diskriminierungen zu identifizieren sowie Image- und/oder finanzielle Schäden vom Unternehmen abzuwenden.

COMPETO unterstützt darin, die einzelnen, notwendigen Schritte den Gremien zu erläutern, Befürchtungen zu zerstreuen und eine größtmögliche Beteiligung der Mitbestimmungsorgane zu erreichen. Auf diese Weise können Sie die betriebliche Mitbestimmung als internen Multiplikator nutzen und die verständliche Aufregung der Belegschaft zum Thema proaktiv beizulegen.

Eine Reihe von Unternehmen bildet für die notwendige Stellenbewertung sogar Gremien aus abteilungsübergreifenden Vertretern sowie Mitgliedern von Personal- bzw. Betriebsräten, um mit voller Transparenz diesen Schritt gemeinsam zu gehen.

Finden Sie eine adäquate Lösung gemeinsam mit einer/einem unserer akkreditierten COMPETO-Beraterinnen und Beratern.

Tarifgebundene Unternehmen sowie Anwender von Tarifverträgen ohne Bindung

Wenden Sie einen Tarifvertrag an? In solchen Fällen sind die tariflichen und außertariflichen Entgeltbereiche sorgfältig voneinander abzugrenzen. Wir stellen fest, dass die Differenzierung von höherwertigen Tarifstellen und dem niedrigen Bereich außertariflicher Beschäftigter oft nicht konsistent geregelt ist und Überlappungen existieren, insbesondere nach der Integration verschiedener Bereiche oder Unternehmen.

Eine Einschätzung erfolgt im Projekt in Abstimmung mit einer/einem unserer akkreditierten COMPETO-Beraterinnen/Berater.

Betriebsvereinbarungen und betriebliche Regelungen

Im Falle einer betrieblichen Mitbestimmung sollten bestehende Betriebsvereinbarungen zur Systematik der Vergütungen sowie zu Job-Architekturen unbedingt auf Compliance mit den Regelungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie überprüft und ggf. neu verhandelt und angepasst werden. In allen anderen Fällen müssen betriebliche Regelungen über Vergütungsthemen und der Stellenbewirtschaftung unbedingt geprüft und unter Umständen angepasst werden. Die Richtlinie fordert unmissverständlich, dass Arbeitgeber mindestens einmal jährlich die Mitarbeitenden über ihr Informationsrecht zu Vergütungsfragen informieren müssen! Sollte Ihr Unternehmen bisher über keine Betriebsvereinbarungen oder betriebliche Regelungen verfügen, raten wir Ihnen, damit schnellstmöglich zu beginnen. Ihre akkreditierten COMPETO-Beraterinnen und Berater besprechen fallweise und individuell dieses Thema.

Kompetenzbasierte Stellenbewertung nach analytischer Methodik

Dabei geht es nicht um die handelnden Stelleninhaberinnen/Stelleninhaber, die eine Position bekleiden, und definitiv nicht um eine Messung oder Einschätzung von Leistung, Eignung und Neigung. Es geht um die Einwertung der Anforderungen und der zu erwartenden Ergebnisse der einzelnen Stellen im Rahmen der Arbeitsteilung in einem Unternehmen völlig unabhängig von den jeweiligen Personen.

COMPETO FairValue hat dazu speziell für den Mittelstand eine pragmatische, nachvollziehbare und robuste Lösung geschaffen, die drei verschiedene methodische Alternativen anbietet. Gemeinsam mit einer/einem akkreditierten COMPETO-Beraterin/Berater wählen Sie die passende Herangehensweise aus und implementieren die Stellenbewertungen.

1. Die analytische Stellenbewertung
   
   Diese Methodik findet für alle Organisationen und alle Branchen Anwendung. Es gibt hier fünf Bewertungskriterien mit jeweils sieben Ausprägungsgraden. Das sind genügend Differenzierungen, um alle Positionen in mittelständischen Unternehmen zu bewerten.
   
   Ein einfaches Scoring-Prinzip führt schnell zu einem nachvollziehbaren Ergebnis aller einbezogenen Stellen.
   
   
2. Die kompetenzbasierte Methode
   
   Diese Methodik ist insbesondere für Unternehmen mit starken Wissensanforderungen geeignet, z. B. Kammerberufe, Agenturen oder Beratungsunternehmen. Klassisch aufgestellte Unternehmen mit starker eigener Wertschöpfung und Produktion sind eher nicht für diese Methodik geeignet. Die Bewertung erfolgt über fünf verschiedene Kompetenzkriterien mit jeweils sieben Ausprägungsgraden. Das sind genügend Differenzierungen, alle Positionen in mittelständischen Unternehmen zu bewerten.
   
   Ein einfaches Scoring-Prinzip führt schnell zu einem nachvollziehbaren Ergebnis aller einbezogenen Stellen.
   
   
3. Die Job-Family-Methode
   
   Mittelstandsunternehmen, die bereits über eine definierte Job-Architektur verfügen sowie Unternehmen, die über eine Vielzahl gleichartiger Positionen verfügen, können die Methodik auf Basis von Job Families nutzen. Dabei werden unterschiedliche Anforderungsmerkmale und Schwierigkeitsgrade bei der Zielerreichung identifiziert. Die einzelnen Familien werden dann nach Komplexität aufgebaut, z. B. Junior-Position, mittlere Position, Senior-Position. Mit Unterstützung einer/eines akkreditierten COMPETO-Beraterin/Beraters werden die Job Families unternehmensspezifisch gestaltet und bewertet.
   
   Die Bewertung und Klassifizierung erfolgt über insgesamt sieben Ausprägungsgrade. Diese ermöglichen ausreichend Differenzierungen, um alle Positionen in mittelständischen Unternehmen zu bewerten.
   
   
4. Die gemischte Methode
   
   Unter Umständen kann es sinnvoll sein, zwei oder alle drei Bewertungsmethoden parallel für die Stellenbewertung zu nutzen. Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung könnte zum Beispiel nach dem kompetenzbasierten Ansatz bewertet, für den Vertriebsbereich wird unter Umständen die Job-Family-Methode genutzt und alle übrigen Positionen werden nach der analytischen Methode bewertet. Alle drei Alternativen verfügen über jeweils sieben Ausprägungsgrade, so dass die Bewertungsergebnisse unmittelbar vergleichbar sind.
   
   Für alle Methoden gilt ausnahmslos: Die Anforderungen an die Stellen werden bewertet, nicht die Leistungen und Qualifikationen der jeweiligen Mitarbeitenden!
   
   

Es wird empfohlen, den Bewertungsprozess mit Schlüsselstellen zu starten. Dazu werden aus der Gesamtheit der Stellen im Unternehmen ca. 10 – 15 % der Positionen ausgesucht, die typisch für den Charakter der Firma, der Branche bzw. des Geschäftsmodells sind. Die Schlüsselstellen werden sehr intensiv besprochen und einzeln gemäß den angebotenen Methoden bewertet. Die Schlüsselstellen gelten als Anker, um die übrigen Positionen im Unternehmen nach relativen Maßstäben im Verhältnis zu den Ankerstellen zu bewerten. Auf diese Weise ist der Bewertungsprozess schneller, besser verständlich und effizienter.

Bewertungsgestütztes Organigramm

Um gleiche und gleichwertige Stellen sichtbar zu machen, werden die Bewertungsergebnisse unternehmensübergreifend dargestellt. Als Unterteilung bieten sich Abteilungen, Job Families oder gemeinsame Merkmale von Stellen an. Auf diese Weise ergibt sich eine unmittelbare Vergleichsmöglichkeit von Positionen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Unternehmensbereichen, die für den späteren Nachweis von Diskriminierungsfällen wichtig wird.

Die Methodik des Quervergleichs bietet sich auch für Firmenverbünde an, die einer gemeinsamen Muttergesellschaft angehören. Legale Einheiten oder Niederlassungen im In- und Ausland lassen sich untereinander vergleichen und könne eine gemeinsame Job-Architektur als Plattform nutzen.

Unsere akkreditierten COMPETO-Beraterinnen und Berater unterstützen die Erstellung von Quervergleichen und hilfreichen Übersichten.

Das Grading – Funktionswertgruppen in Aktion

Funktionswertgruppen oder in der Fachsprache der Personaler auch Grades genannt, sind Unterteilungen in der Rangfolge von bewerteten Stellen, die einfachere, weniger komplexe Stellen von der nächsthöheren Gruppe mit gestiegenen Anforderungen und Komplexitäten unterscheiden. Nach dem COMPETO-Modell für den Mittelstand existieren insgesamt sieben Funktionswertgruppen, die nicht in allen Fällen durchgängig belegt sein müssen.

Unternehmen mit sehr flachen Hierarchien werden prognostisch weniger Differenzierungen bei den Anforderungen besitzen als tiefgestaffelte Organisationen. Die Funktionswertgruppen sind nicht nur für die Anforderungen der Entgelttransparenzrichtlinie ausgesprochen wichtig, sondern dienen als Teil der Job-Architektur auch als Rückgrat der Personalpolitik eines Unternehmens, z. B. für die Nachfolgeplanung, Personalentwicklung, Karrierewege und das Gehaltsmanagement.

Erfassung der Gehaltsbestandteile

Der bisherige Projektverlauf hat sich ausschließlich mit den Strukturen der Unternehmen, den Anforderungen an Stellen und der systematischen Job-Architektur beschäftigt.

Ab diesem Projektschritt werden die Ist-Gehälter und Nebenleistungen aller Beschäftigten für alle Positionen (Ausnahme Organe wie Geschäftsführungen, Vorstände) pro Grade erfasst. Es ist dabei nicht erforderlich, personenbezogenen Daten an die COMPETO-Beraterinnen und Berater weiterzugeben. Es werden ausschließlich anonymisierte Daten erfasst. Das Vorgehen wird vorab zwischen der jeweiligen Personalabteilung und einer/einem akkreditierten COMPETO-Beraterin/Berater abgestimmt, um die Datenschutzbestimmungen konsequent einzuhalten.

Das nationale Ausführungsgesetz zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist noch nicht in Kraft, so dass der Umfang und die Detailliertheit der zu untersuchenden Entgeltbestandteile noch nicht feststeht. In der Richtlinie ist jedoch vorgesehen, dass 1) Grundgehälter und fixe Zahlungen, 2) variable Vergütungsbestandteile sowie 3) werthaltige Nebenleistungen wie Altersversorgungen, Pensionsansprüche, Firmenwagen etc. in die Analyse einfließen.

Die Gehaltserfassung erfolgt nach den Merkmalen der Stellenbewertung/Grade der Position, nach Geschlecht des Mitarbeitenden sowie nach der Höhe der jeweiligen Entgeltbestandteile und wird in der IT-Lösung von COMPETO FairValue mit den höchsten Standards der Datenschutzbestimmungen und der Datensicherheit verarbeitet. Die Ergebnisse stehen ausschließlich dem Unternehmen nach den jeweiligen Berechtigungskonzepten zur Verfügung. Unsere akkreditierten COMPETO-Beraterinnen und Berater erhalten dabei lediglich ein Nutzungs- und Leserecht während der Projektdauer.

Gehaltsbänder für eine systematische Gehaltspolitik

Mittels Regressionsanalysen werden die Einzelgehälter für jedes Grade erfasst. Je nach Spreizung und Differenzierung der Gehälter ergibt sich ein Median als arithmetisches Mittel. Vom Median ausgehend werden für jedes Grade Gehaltsbänder mit einer Spreizung nach oben und nach unten ermittelt. Die seit vielen Jahren als Maßstab genutzte Bandbreite von +/- 20 % wird von der in der Richtlinie geforderten Spreizung von +/- 5 % ergänzt.

Anschließend wird diese Analyse wiederholt, indem Positionen mit weiblichen Beschäftigten sowie getrennt von den männlichen Beschäftigten ausgewiesen werden, um potenzielle Diskriminierungsverdachte aufzuzeigen. Wie mit nicht-binären Beschäftigten umgegangen wird, ergibt sich erst nach Vorlage eines nationalen Ausführungsgesetzes.

Identifizierung von Diskriminierungsrisiken

Durch die systematische Anwendung einer Job-Architektur auf Basis von Grades, Job Families und Karrieren im unmittelbaren Zusammenhang mit den Gehaltsbändern je Grade lassen sich nun Hochlagen und Tieflagen von einzelnen Personen, getrennt nach Geschlecht, identifizieren. Die identifizierten Punkte stellen mögliche Risiken dar und könnten unter Umständen auf Diskriminierungsfälle hindeuten – müssen es aber nicht!

Dabei gilt: Je größer der Unterschied zwischen Hoch- und Tieflagen ausfällt, desto größer wird das Risiko möglicher Nachzahlungen und behördlicher Strafen bei anerkannten Diskriminierungsfällen.

Die IT-Lösung von COMPETO weist die möglichen Risiken anhand einer Heat Map mit unterschiedlichen Risikoklassen auch optisch nach.

Vermeidung von Strafen, Sanktionen und Reputationsschäden

Für jeden potenziellen Diskriminierungsfall sollte unbedingt eine historische Untersuchung der Umstände anhand von Personalakten und weiteren Nachweisen durchgeführt werden. Der Arbeitgeber hat die alleinige Beweislast, dass es sich nicht um geschlechtsbezogene oder willkürliche Vergütungsunterschiede handelt, sondern es um systematisch belgebare und sachlich begründbare Abweichungen geht. Insbesondere im Fall sehr langjähriger Beschäftigter oder im Fall von Firmenübernahmen sind die Nachweise nur schwer zu finden . Die Analyse geschieht üblicherweise im Zusammenspiel mit dem Personalbereich, der Unternehmensleitung und den COMPETO-Beraterinnen und Beratern. Da letztere keinen Zugang zu den persönlichen Daten und Akten haben dürfen, kommt es auf die sorgfältige Aufbereitung durch die Personalabteilung an. Bei Existenz eines Mitbestimmungsorgans soll und muss das Gremium in die Überlegungen mit einbezogen werden. Als Ergebnis wird das Gesamtrisiko für das Unternehmen aufgezeigt und kommentiert, so dass die entsprechenden Anpassungen zur Risikominimierung unmittelbar begonnen werden können. Auf Wunsch unterstützen wir bei der Klärung, welche Maßnahmen erforderlich sind, um den Anforderungen zu genügen und rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren.

Beschwerdemanagement

Zu diesem Punkt kann erst nach Vorlage eines nationalen Ausführungsgesetzes Auskunft hinsichtlich Prozessen und Templates erteilt werden.

Auskunfts- und Berichtspflicht

Zu diesem Punkt kann erst nach Vorlage eines nationalen Ausführungsgesetzes Auskunft hinsichtlich Prozessen und Templates erteilt werden.